Grip op documenten, zekerheid in digitale samenwerking
Quick Scan Digitale Samenwerking & Governance
Wilt u snel inzicht in de knelpunten en kansen binnen uw organisatie? Met de Governance & Samenwerkingsscan ontvangt u een scherpe analyse, een overzicht van risico’s en een concrete roadmap voor verbetering. De scan laat precies zien waar documentbeheer, besluitvorming en digitale samenwerking niet logisch op elkaar aansluiten en welke stappen nodig zijn om dit te herstellen.
Traject Digitale Samenwerking & Governance
Weet u nu al dat er meer nodig is dan alleen inzicht?
Pro Auxilium begeleidt organisaties bij het structureel verbeteren van digitale samenwerking, documentbeheer en besluitvorming. Van het ontwerpen van een logische digitale omgeving tot het implementeren van nieuwe werkwijzen die rust, overzicht en voorspelbaarheid brengen. Altijd in nauwe samenwerking met bestuur, secretaris en secretariaat, zodat de oplossingen gedragen worden en daadwerkelijk werken in de praktijk.
Quick Scan Digitale Samenwerking & Governance
Digitale samenwerking werkt pas echt wanneer structuur logisch is en iedereen op dezelfde manier werkt. Met de Quick Scan krijgt u helder inzicht in waar samenwerking stokt, hoe besluitvorming voorspelbaarder kan en welke stappen direct rust en overzicht brengen.
Waarom deze Quick Scan?
Zijn alle documenten in uw organisatie snel vindbaar? Werkt iedereen met de juiste versie? Is privacy overal goed geborgd? En sluit de digitale samenwerking aan op hoe u werkelijk werkt?
In veel organisaties is dat niet vanzelfsprekend. Digitale samenwerking stokt, documenten raken verspreid en versies lopen door elkaar. Niet omdat de technologie tekortschiet, maar omdat structuur, afspraken en samenwerking niet altijd meebewegen met de groei of verandering van de organisatie.
Wat is de Quick Scan?
De Quick Scan brengt in kaart waar digitale samenwerking stokt en hoe documentbeheer, informatievoorziening en medezeggenschap binnen uw organisatie functioneert. Onderzocht wordt hoe Teams, SharePoint en documentstromen worden gebruikt, hoe vindbaar en logisch de structuur is en in hoeverre risico’s zichtbaar of onzichtbaar aanwezig zijn. Ook wordt gekeken naar de samenwerking tussen RvB, OR, cliëntenraad, medische staf, en RvT binnen de verschillende stadia van besluitvorming.
Voor deze Quick Scan voer ik gesprekken met bestuurder(s), de secretaris en het secretariaat. Ik analyseer documentbeheer, informatievoorziening en medezeggenschap en beoordeel hoe de digitale omgeving aansluit op de dagelijkse praktijk.
Wat kunt u verwachten?
Een bondige rapportage van maximaal 8 pagina’s met daarin:
- Analyse van de huidige situatie
- Risico-overzicht
- Quick wins
- Indien nodig een voorstel voor structurele verbetering
De scan heeft een vaste prijs van €1.750 excl. btw en reiskosten.
Traject Digitale Samenwerking & Governance
Een digitale structuur moet veilig, logisch en herleidbaar zijn. Onderzocht wordt waar documenten op meerdere plekken staan, waar versies door elkaar lopen, waar privacygevoelige informatie onbedoeld wordt bewaard en waar advies- en instemmingstrajecten niet zichtbaar of voorspelbaar zijn. Ook wordt beoordeeld of governance volledig wordt gevolgd, of KvK‑registraties en andere bestuursdocumenten compleet zijn en op de juiste plek worden bewaard.
Samen met de secretaris en secretaresses kijken we naar de huidige digitale structuur en wordt gericht advies gegeven over het logisch inrichten van Teams, SharePoint en documentstromen. Naast de structuur wordt het documentbeheer beoordeeld en wordt gekeken hoe medezeggenschap wordt gevolgd binnen de verschillende stadia van besluitvorming.
Zo ontstaat een digitale omgeving die eenduidig, veilig en toekomstbestendig is, en die de organisatie ondersteunt in plaats van vertraagt.
Na het advies verzorgt Pro Auxilium ook de daadwerkelijke inrichting. Hierdoor wordt het bestuurssecretariaat ontlast, hun workload is vaak overvol en laat niet toe om deze digitale transitie zelf uit te voeren. Pro Auxilium neemt dit werk over en zorgt dat de nieuwe structuur veilig, logisch en duurzaam wordt ingericht, zodat het secretariaat zich kan blijven richten op de ondersteuning van bestuurders.
Een traject duurt veelal tussen de drie en negen maanden, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de mate van achterstallig onderhoud in het archief. Binnen deze periode wordt stap voor stap gewerkt aan een duurzame inrichting die rust, overzicht en voorspelbaarheid brengt.